Casual Friday, owocowe czwartki i integracje bez tajemnic

Nowa praca wiąże się nie tylko z wdrażaniem w obowiązki i poznawaniem współpracowników, lecz także z oswajaniem się z codziennym życiem firmy. Już w pierwszych dniach trzeba zrozumieć swoją rolę, zapamiętać nazwiska, opanować sposób komunikacji i uporządkować wiele nowych informacji. W tym samym czasie na firmowym kanale zaczynają pojawiać się komunikaty o afterworku, Pizza Day, Casual Friday, a także o zapisach na team-building. Stali pracownicy od razu wiedzą, czego dotyczą te wiadomości. Jednak osoba dopiero rozpoczynająca pracę może zastanawiać się, jakie zachowanie będzie odpowiednie i czego firma od niej oczekuje.

Wątpliwości dotyczą zwykle kilku kwestii: czy trzeba uczestniczyć w spotkaniu, jaki strój wybrać, czy odmowa zostanie źle odebrana oraz kogo poprosić o wskazówki. Nie trzeba traktować firmowych zwyczajów jako testu, który ma potwierdzić dopasowanie do organizacji. To element jej kultury, poznawany z czasem – poprzez obserwowanie zespołu, rozmowy i stopniowe odkrywanie reguł związanych z poszczególnymi sytuacjami.

Jaką funkcję pełnią firmowe inicjatywy?

Znaczenie firmowych inicjatyw najlepiej widać w codziennych kontaktach pracowników. Wspólna przerwa, śniadanie z zespołem czy mniej formalne spotkanie tworzą okazję do rozmowy także dla osób, których obowiązki rzadko się ze sobą łączą. Takie działania mogą pomagać w budowaniu poczucia przynależności, otwierać relacje między działami i rozluźniać atmosferę. Pokazują również, jaki sposób integrowania ludzi przyjmuje dana organizacja. Nie są więc wyłącznie biurowym urozmaiceniem. W opracowaniu U.S. Surgeon General dotyczącym psychicznego dobrostanu pracowników podkreślono znaczenie więzi społecznych, wspólnoty oraz przynależności dla samopoczucia zawodowego.

Firmowa codzienność od kuchni – popularne zwyczaje i ich zasady

Nie ma jednego zestawu rytuałów obecnego w każdym miejscu pracy. Ich forma zależy od stylu organizacji, sposobu współpracy oraz kreatywności osób przygotowujących wewnętrzne akcje. Jedna firma udostępnia pracownikom pokój gier lub pozwala przyprowadzać psy w wybrane dni, inna natomiast stawia na wydarzenia tematyczne, owocowe czwartki i mniej oficjalne piątki. Mimo tych różnic część inicjatyw pojawia się regularnie w wielu biurach, dlatego dobrze znać ich ogólny charakter jeszcze przed pierwszym udziałem.

Dni, kiedy biurowy dress code staje się swobodniejszy

W firmach wymagających na co dzień oficjalnego wyglądu jeden dzień tygodnia może przynieść zmianę zasad ubioru. Casual Friday daje możliwość zastąpienia formalnego stroju wygodniejszymi ubraniami. Nie wszędzie oznacza jednak ten sam poziom swobody. Czasami pracownik może jedynie zrezygnować z garnituru, a czasami dopuszczalny jest strój zbliżony do codziennego ubioru poza biurem. Można wybrać na przykład jeansy i T-shirt, chinosy połączone z koszulką polo czy sukienkę zestawioną ze sportowym obuwiem. W zależności od zasad obowiązujących w firmie odpowiednie mogą być również baleriny lub szpilki. Należy jednak pamiętać, że wygoda nie zwalnia z dbałości o wygląd. Odzież powinna pozostać czysta, schludna i odpowiednia do zawodowego otoczenia.

Osobną kategorię tworzą dni tematyczne. Organizatorzy wybierają określony motyw, a pracownicy mogą odnieść się do niego za pomocą ubioru lub dodatków. Inspiracją bywają święta, imprezy sportowe oraz firmowe przedsięwzięcia. Pizza Day i pozostałe zwyczaje związane z jedzeniem. Biuro może przygotować poczęstunek z okazji urodzin pracownika, świąt albo zakończenia projektu. Część firm regularnie zamawia też produkty spożywcze. W ramach owocowego dnia kosze z owocami trafiają do kuchni lub innej przestrzeni wspólnej, a nazwa „owocowy czwartek” nie oznacza, że akcja zawsze odbywa się w ten sam dzień. Termin ustala każda organizacja.

Głównym celem takich inicjatyw nie jest wyłącznie jedzenie. Przerwa przy wspólnym stole pozwala porozmawiać mniej oficjalnie z osobami znanymi przede wszystkim ze służbowych wiadomości. Przed dołączeniem dobrze sprawdzić, dla kogo przeznaczono zamówienie, ponieważ czasami obejmuje ono jedynie jeden dział lub zespół. Trzeba również uwzględnić pracowników, którzy przyjdą później, i przeczytać oznaczenia dotyczące składników oraz alergenów.

Afterwork – spotkania integracyjne po godzinach pracy

Niektóre integracje odbywają się po godzinach. Afterwork oznacza zwykle wspólne wyjście po zakończeniu pracy do restauracji, kawiarni lub innego lokalu położonego w pobliżu siedziby firmy. Inicjatywa może narodzić się spontanicznie na zespołowym czacie albo zostać wcześniej zaplanowana przez przełożonego, dział HR czy samych pracowników. Do tej grupy należą także grille, jubileusze, kolacje po domknięciu pracy nad projektem oraz spotkania świąteczne.

Forma komunikatu podpowiada, czy organizator potrzebuje jednoznacznej deklaracji. Luźna wiadomość wysłana tego samego dnia jest zwykle skierowana do osób zainteresowanych udziałem. Przed większym wydarzeniem organizatorzy często proszą wcześniej o deklarację udziału. Pracownik nie musi być obecny podczas każdej integracji. Powinien jednak przekazać swoją decyzję, gdy organizator zbiera deklaracje uczestników.

Integracja poza codziennymi obowiązkami

Wydarzenia określane jako team-building służą lepszemu poznawaniu pracowników. Ich program przenosi współpracę poza codzienne obowiązki i może obejmować warsztaty, gry zespołowe, escape room, wspólne gotowanie, zajęcia sportowe lub krótkie ćwiczenia podczas spotkania firmowego. Organizatorzy mogą zaplanować takie wydarzenie w godzinach pracy, po zakończeniu dnia albo jako część kilkudniowego wyjazdu.

Firmowe zasady bez domysłów – skąd czerpać informacje?

Materiały onboardingowe, podręcznik firmowy, intranet i służbowy kalendarz mogą zawierać wiele informacji o zwyczajach przyjętych w organizacji. Pomocne są również kanały tematyczne działające w Slacku lub Teamsie. Dzięki nim nowa osoba nie musi samodzielnie dowiadywać się, jak wygląda firmowa codzienność i czego oczekuje się od uczestników poszczególnych wydarzeń.

Nie każdy komunikat odpowiada jednak na wszystkie pytania. Brakujące informacje może wyjaśnić przełożony, opiekun stażu albo inna osoba z zespołu:

• „Co obejmuje program team-buildingu?”
• „Jak swobodny strój dopuszcza u nas Casual Friday?”
• „Kto płaci za spotkanie – organizacja czy poszczególni uczestnicy?”
• „Czy zaproszenie dotyczy całej firmy, czy tylko naszego zespołu?”

Umiejętność jasnego przekazywania informacji oraz formułowania trafnych pytań National Association of Colleges and Employers (NACE) zalicza do kompetencji komunikacyjnych potrzebnych osobom rozpoczynającym karierę. Dopytywanie nie powinno być zatem postrzegane jako oznaka nieznajomości biurowych reguł. Pozwala szybciej zrozumieć nowe środowisko i ogranicza ryzyko błędnych założeń.

Jak rozpoznać charakter firmowej inicjatywy?

Firmowe inicjatywy nie zawsze mają jednakowy charakter. Udział w dniach owocowych, klub zainteresowań czy korzystanie ze strefy odpoczynku zazwyczaj są dobrowolne. Inaczej może być ze szkoleniem, spotkaniem całej organizacji albo wydarzeniem zaplanowanym w godzinach pracy. W takich sytuacjach obecność bywa oczekiwana, lecz oficjalny ton zaproszenia nie oznacza jeszcze obowiązkowego udziału.

Charakter spotkania często można rozpoznać po formie komunikatu. Wydarzenie wpisane do służbowego kalendarza, umieszczone w harmonogramie dnia lub zapowiedziane przez przełożonego jako punkt dla całego zespołu ma zwykle bardziej oficjalny status. Sama konieczność zapisania się albo potwierdzenia udziału nie przesądza jednak o obowiązkowej obecności. Takie informacje mogą służyć jedynie zaplanowaniu transportu, zamówieniu posiłków i przygotowaniu odpowiedniej liczby miejsc. Swobodny wpis na czacie przeważnie oznacza zaproszenie dla zainteresowanych. Gdy nadal trudno ustalić zasady, najlepiej dopytać bezpośrednio, natomiast planowaną nieobecność zgłosić z wyprzedzeniem.

Jak odpowiadać na propozycje firmowych spotkań?

Do poznania zespołu nie wystarczą wyłącznie rozmowy związane z zadaniami. Wspólne śniadanie, wyjście po pracy lub spotkanie integracyjne pozwalają zobaczyć, w jaki sposób współpracownicy się komunikują i jakie nieformalne reguły przyjęły się w firmie. Dlatego na początku dobrze jest pojawić się przynajmniej na kilku wybranych wydarzeniach. Nie trzeba jednak przyjmować każdego zaproszenia ani uczestniczyć w spotkaniu aż do jego zakończenia. Swoją dostępność można jasno określić już w odpowiedzi: „Dziękuję za zaproszenie. Tym razem nie będę mogła uczestniczyć, ale mam nadzieję dołączyć przy następnej okazji”  lub „Chętnie przyjdę, jednak wyjdę około godziny 20.00”.

Odmawiając, nie trzeba przedstawiać szczegółowych powodów swojej decyzji. Brak wolnego terminu, nieodpowiadającą formę wydarzenia lub zwyczajny brak chęci można zakomunikować uprzejmie, zachowując przy tym asertywność: „Dziękuję za zaproszenie. Tym razem mnie nie będzie, lecz mam nadzieję spotkać się z zespołem przy innej okazji”. Rezygnacja może dotyczyć tylko jednego punktu programu. Wtedy wystarczy napisać: „Ta aktywność nie jest dla mnie komfortowa. Czy mogę pojawić się na dalszej części wydarzenia?”.

Firmowej kultury można uczyć się z czasem

Umiejętność odczytywania znaczenia firmowych zaproszeń rozwija się wraz ze stażem. Początkowo rozróżnienie luźnej propozycji, prośby o potwierdzenie udziału oraz obowiązkowego punktu harmonogramu może sprawiać trudność. Nowa osoba nie musi jednak od pierwszego dnia rozumieć wszystkich reguł ani pojawiać się na każdym spotkaniu. W poznawaniu kultury organizacji pomagają uważna lektura wiadomości, precyzyjne pytania i odpowiednio wczesne przekazywanie decyzji. Pozwala to wybierać wydarzenia zgodne z własnymi potrzebami, a jednocześnie chronić osobiste granice.

Źródła:

• https://eobuwie.com.pl/ – Jak stworzyć set w stylu business casual? Przewodnik dla niej i dla niego
• Dress code w miejscu pracy. Dlaczego jest ważny? – Zielona Linia
• The U.S. Surgeon General’s Framework for Workplace Mental Health & Well-Being – U.S. Department of Health and Human Services (HHS)
• Social Connection and Worker Well-being – CDC/NIOSH
• An Urgent Call to Address Work-related Psychosocial Hazards and Improve Worker Well-being – CDC/NIOSH
• Organizational Culture and Onboarding – University of Minnesota Office of Human Resources
• What is Career Readiness? – National Association of Colleges and Employers (NACE)

 

Autor: S.S.